Négociation et relations fournisseurs

Négociation et relations fournisseurs

La négociation raisonnée est une approche permettant d’aboutir à un accord mutuellement satisfaisant, sans qu’aucune des parties ne se sente lésée. Elle est une compétence clé pour obtenir des conditions avantageuses tout en préservant la relation fournisseur. Des techniques avancées permettent d’optimiser les résultats et de répondre efficacement aux objections.

La Négociation Raisonnée

1. Bâtir la Confiance sans la Surcharger

  • Établissez une relation de confiance, mais ne vous y fiez pas uniquement
  • Utilisez le langage corporel et certains gestes pour faciliter les échanges

2. Traiter son Interlocuteur avec Respect

  • Considérez votre interlocuteur comme votre égal
  • Essayez de vous mettre à sa place pour comprendre sa problématique

3. Trouver un Juste Milieu

  • Demandez plus que ce que vous voulez réellement, tout en restant raisonnable
  • Soyez transparent sur vos intérêts, sans rien cacher

4. Séparer le Problème des Personnes

  • Ne faites pas de votre interlocuteur un adversaire à vaincre
  • Concentrez-vous sur la résolution du problème, pas sur les relations personnelles

5. Être à l’Écoute et Ouvert aux Propositions

  • N’écartez pas les idées de votre interlocuteur sans les avoir examinées
  • Montrez-lui que vous l’écoutez et que vous êtes intéressé par ses suggestions

6. Préparer un Plan B (MESORE)

  • Réfléchissez à d’autres solutions en cas d’échec de la négociation
  • Disposer d’une alternative vous donnera plus de poids dans les discussions

Quatre Éléments Clés pour Réussir une Négociation

1. Créer une Atmosphère Conviviale

  • Établissez un climat favorable dès le début
  • Respectez les horaires de rendez-vous
  • Offrez une boisson (café, thé…)
  • Restez professionnel tout en étant cordial
  • Adaptez-vous aux différences culturelles (codes vestimentaires, salutations…)
  • Respectez les protocoles de communication selon les cultures

2. Préparer l’Environnement

  • Choisissez un lieu calme et approprié
  • Prévoyez un espace informel pour les échanges préliminaires
  • Organisez si possible une visite des locaux
  • Envoyez un ordre du jour à l’avance
  • Réservez suffisamment de temps
  • Tenez compte des différentes perceptions du temps selon les cultures

3. Observer et Écouter

  • Analysez le comportement de votre interlocuteur
  • Posez des questions ouvertes pour obtenir des informations
  • Utilisez le questionnement semi-fermé pour vérifier des points précis
  • Restez attentif aux signaux non-verbaux
  • Collectez des informations en situation informelle
  • Soyez attentif aux styles de communication propres à chaque culture

4. Structurer l’Entretien

  • Commencez par une présentation de votre entreprise
  • Rappelez les points d’accord existants
  • Soulignez les points forts de votre partenaire
  • Évitez de débuter par les points négatifs
  • Partagez vos objectifs et votre vision
  • Adaptez votre style de négociation aux spécificités culturelles
  • Anticipez les différences culturelles dans la prise de décision

Techniques Avancées de Négociation Fournisseurs

Préparation de la négociation

  • Analyse des besoins et des attentes de l’entreprise.
  • Recherche d’informations sur le fournisseur (force, faiblesse, historique).
  • Définition des objectifs clairs (prix, délais, volumes).

Techniques de négociation

  • BATNA: Identifier les alternatives pour mieux positionner les arguments.
  • Construction de l’argumentaire: S’appuyer sur des données factuelles et des propositions claires.
  • Traitement des objections: Répondre de manière constructive pour renforcer la crédibilité.

Outils pour améliorer la négociation

  • Simulations pour tester différentes approches.

  • Outils d’analyse pour suivre les concessions et les gains réalisés.

  • Tableaux de bord pour évaluer la performance des négociations passées.

Stratégies pour Conclure et Formaliser une Négociation

Clés pour conclure une négociation

  • Synthèse des accords: Réitérer les principaux points convenus pour garantir l’alignement.

  • Validation des concessions: Vérifier que les compromis respectent les objectifs initiaux.

  • Gestion de la pression: S’assurer que la conclusion se fait dans un climat favorable.

i

Formalisation des accords

  • Rédaction d’un contrat clair et précis incluant les termes essentiels (prix, délais, pénalités).

  • Inclusion des clauses spécifiques pour gérer les éventuels litiges ou changements imprévus.

  • Validation juridique et conformité aux réglementations locales et internationales.

Outils pour faciliter la formalisation

  • Modèles standardisés de contrats pour accélérer la rédaction.

  • Logiciels de gestion des contrats pour suivre les délais et responsabilités.

  • Plateformes collaboratives pour centraliser les documents et les communications.

{

Exemples pratiques

  • Une entreprise ayant réduit les litiges contractuels de 20% grâce à un processus de formalisation systématique.

  • Mise en place d’une clause d’ajustement des prix dans un contrat pour anticiper les fluctuations de marché.

Points Clés à Retenir

  • La qualité de la relation influence directement la qualité des négociations
  • Une bonne préparation est essentielle
  • L’échange d’informations doit être réciproque
  • La négociation doit viser un accord gagnant-gagnant
  • Une préparation minutieuse est la clé d’une négociation réussie.
  • Les techniques comme le BATNA et la gestion des objections renforcent l’efficacité.
  • Les outils numériques permettent de suivre et d’améliorer continuellement les résultats. Ils simplifient la gestion et le suivi des accords.
  • La conclusion d’une négociation nécessite une synthèse claire des accords.

  • La formalisation doit être rigoureuse et prévoir des clauses spécifiques pour éviter les litiges.

En adoptant une approche raisonnée et constructive, vous augmenterez vos chances de conclure des accords durables et mutuellement bénéfiques. Maîtriser les techniques avancées de négociation est indispensable pour maximiser les résultats tout en maintenant des relations solides avec les fournisseurs. Finaliser une négociation efficacement renforce la collaboration avec les fournisseurs et garantit la mise en oeuvre des accords dans des conditions optimales.

cf: Roger Fisher & William L.Ury avec le livre “Getting to Yes”. 

Si besoin d’en apprendre plus, on a les livres blancs et nos formations

Livre blanc "Négociation fournisseurs"
Formation Négociation fournisseurs Niveau-1
Formation Négociation fournisseurs Niveau-2
Formation Contrats fournisseurs

Les autres outils du glossaire en lien